Politique de confidentialité

Qui nous sommes, et nos deux rôles

wearpoint est une plateforme multilocataire pour l’inspection de parcs d’équipements. Nous traitons les renseignements personnels selon deux rôles distincts, et vos droits dépendent de celui qui s’applique :

Lorsque nous sommes l’organisation responsable. Pour les coordonnées de compte, de contact et de facturation du client qui s’inscrit, pour les visiteurs de notre site Web marketing et pour nos propres journaux techniques, d’analyse et de sécurité, nous décidons pourquoi et comment les renseignements sont utilisés et nous en sommes responsables. Les renseignements de carte de paiement sont saisis sur des pages hébergées par notre fournisseur de services de paiement, Stripe, et lui sont transmis directement : nous ne recevons ni ne conservons jamais de numéros de carte.

Lorsque nous agissons comme prestataire de services pour votre organisation. Lorsqu’une organisation employeuse invite son équipe et consigne son travail, elle nous transfère ces renseignements personnels pour que nous les traitions pour son compte. Cela comprend les noms, adresses courriel, numéros de téléphone, heures pointées, dossiers d’inspection et bons de travail des membres de l’équipe. Pour ces renseignements, l’organisation employeuse est responsable, et nous agissons selon ses instructions. Si vous êtes un travailleur et souhaitez consulter ou corriger ces données, ou en demander la suppression, adressez-vous d’abord à votre employeur, tel que décrit à la section « Vos droits ». (Certaines lois sur la protection des renseignements personnels appellent ces deux rôles « responsable du traitement » et « sous-traitant ».)

Les conditions écrites selon lesquelles nous agissons comme prestataire de services d’une organisation font partie de nos conditions d’utilisation, à la section « Notre rôle de prestataire de services ».

Ce que nous recueillons

Nous ne recueillons que ce dont le service a besoin :

• Coordonnées de compte et de contact — nom, courriel et numéro de téléphone, fournis par vous ou par l’organisation qui vous a invité.
• Demandes de renseignements — si vous demandez une démonstration ou nous écrivez depuis le site, le nom, l’entreprise, les coordonnées et le message que vous envoyez, ainsi que le moment et l’endroit du site d’où vous les avez envoyés. Nous les utilisons pour vous répondre et faire un suivi au sujet du produit, et pour rien d’autre.
• Dossiers opérationnels — les machines, modèles d’inspection, inspections, problèmes et bons de travail créés dans l’application.
• Heures des travailleurs — les heures de session (pointage et dépointage) utilisées pour le suivi du temps. Il s’agit de renseignements liés à l’emploi, traités avec soin.
• Données techniques — données d’appareil, de journal et d’utilisation nécessaires pour exploiter, sécuriser et dépanner le service.

Comment nous les utilisons

Pour fournir et sécuriser le service : vous authentifier, transmettre les messages de compte et d’intégration, tenir les dossiers opérationnels sur lesquels votre organisation s’appuie, envoyer les notifications que vous avez configurées et maintenir, déboguer et protéger la plateforme. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Consentement et fondement juridique

Pour les renseignements dont nous sommes responsables, nous nous appuyons sur votre consentement et sur les besoins raisonnables de l’exploitation du service auquel vous vous êtes inscrit, conformément à la LPRPDE et à la PIPA de l’Alberta. Pour les renseignements que nous traitons pour le compte d’un employeur, cette organisation est responsable de disposer du fondement approprié et d’informer ses travailleurs. Vous pouvez retirer votre consentement ou nous demander de cesser une utilisation précise, sous réserve des limites légales et contractuelles.

Avec qui nous partageons les données

Nous ne communiquons des renseignements personnels qu’aux fournisseurs de services (sous-traitants) qui nous aident à exploiter wearpoint, en vertu de contrats qui les obligent à s’en tenir à nos instructions. Nous ne vendons ni ne louons de renseignements personnels.

Nous pouvons aussi divulguer des renseignements lorsque la loi l’exige, ou pour protéger les droits, la sécurité et l’intégrité de nos utilisateurs et du service.

Traitement par IA

wearpoint fait appel à un fournisseur d’IA (Claude, d’Anthropic) pour deux fonctions, et chaque requête est traitée aux États-Unis. Chacune ne transmet au fournisseur d’IA que les champs énumérés ici :

• Les suggestions de calendrier d’entretien, produites uniquement sur demande, transmettent la marque, le modèle, l’année et la catégorie de la machine, ainsi que son numéro de série/NIV lorsqu’il est consigné. Il s’agit uniquement de l’identification de l’équipement : une suggestion ne transmet aucun renseignement personnel ni aucun texte libre.
• Les estimations de réparation des bons de travail, produites la première fois qu’un bon de travail est ouvert, transmettent la marque, le modèle, l’année et la catégorie de la machine, la catégorie de panne et les heures moteur au moment de la panne inscrites au bon de travail, ainsi que le titre et la description du bon de travail.

Le titre et la description d’un bon de travail sont du texte libre rédigé par votre équipe, et peuvent contenir des renseignements personnels — un nom, par exemple — si quelqu’un les y inscrit. Une copie de ce qui a été transmis est conservée avec chaque suggestion et chaque estimation, dans le dossier de la machine ou du bon de travail. Le modèle a pour instruction de s’abstenir lorsqu’il ne reconnaît pas l’équipement ou que l’information est insuffisante pour étayer une réponse crédible. Les résultats de l’IA sont fournis à titre indicatif seulement.

Combien de temps nous les conservons

Les dossiers qu’une organisation saisit — ses machines, inspections, défectuosités, sessions de pointage et relevés d’heures, bons de travail et réparations, avec le nom des personnes qui les ont faits — sont conservés tant que son compte est ouvert. Après la fermeture du compte (ou, pour un compte qu’aucun propriétaire ne ferme, après la fin de son dernier abonnement), ils sont conservés pendant 10 ans afin que l’organisation puisse s’y fier comme preuve de sa propre conformité. L’organisation peut nous demander de les supprimer plus tôt. À la fin de cette période, ils sont supprimés ou anonymisés. Les noms inscrits dans des champs de texte libre, comme la description d’un bon de travail, et les copies de ce texte transmises pour les estimations par IA sont conservés avec le dossier auquel ils appartiennent.

À la fermeture d’un compte, les numéros de téléphone et les adresses courriel de ses membres autres que ses propriétaires sont retirés, et les propriétaires conservent un accès en lecture seule pour exporter les dossiers.

Sauf instruction contraire de l’organisation, une demande de suppression des renseignements personnels d’une personne figurant dans ses dossiers est traitée en dépersonnalisant ces renseignements : nous remplaçons le nom et les coordonnées de la personne dans son compte et supprimons son identifiant de connexion. Un nom imprimé sur un dossier signé, comme une inspection signée ou une inscription de réparation, demeure tel qu’il a été signé jusqu’à ce que le dossier soit supprimé ou anonymisé à la fin de la période ci-dessus. La dépersonnalisation ne modifie ni les noms inscrits dans des champs de texte libre, ni les copies de ce texte conservées avec les estimations par IA, ni nos rapports d’erreurs.

Les données opérationnelles de courte durée sont retirées selon leur propre calendrier : une notification dans l’application 180 jours après sa création, le registre d’envoi d’une notification 365 jours après, et les abonnements aux notifications push, les liens d’identité de connexion et les jetons expirés lorsqu’ils prennent fin. Les rapports d’erreurs, qui peuvent contenir des renseignements personnels tirés de la requête en échec, sont conservés par Sentry jusqu’à 90 jours. Les renseignements dont nous sommes responsables, comme les demandes de renseignements du site et nos journaux techniques et de sécurité, ne sont conservés qu’aussi longtemps que les fins décrites ci-dessus l’exigent.

Lorsqu’une personne se désabonne de nos messages texte ou de nos courriels, nous conservons une trace de ce désabonnement — le numéro de téléphone ou l’adresse courriel, ainsi que le moment et la façon dont il a été fait — après la fin du compte, afin qu’il continue d’être respecté.

Comment nous les protégeons

Nous utilisons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles proportionnées à la sensibilité des données — notamment le chiffrement en transit, des contrôles d’accès et le cloisonnement des données entre organisations, afin que les données d’une organisation ne soient pas exposées à une autre.

Si un incident de confidentialité touche des renseignements personnels que nous traitons pour une organisation, nous avisons cette organisation sans délai indu et lui transmettons l’information dont nous disposons au sujet de l’incident. Pour les renseignements dont nous sommes responsables, si un incident présente un risque réel de préjudice grave, nous avisons les personnes concernées et l’organisme de réglementation compétent (l’OIPC en vertu de la PIPA, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en vertu de la LPRPDE, ou les deux), comme l’exige la loi. Les incidents n’atteignent pas tous ce seuil.

Vos droits

En vertu de la loi fédérale canadienne LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, « PIPEDA » en anglais) et de la Personal Information Protection Act (PIPA) de l’Alberta — la PIPA pour les organisations de compétence provinciale en Alberta, comme la nôtre, et la LPRPDE pour les renseignements traités au-delà des frontières provinciales ou nationales — vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, en demander la correction et retirer votre consentement à une utilisation. Vous pouvez aussi demander la suppression de vos renseignements personnels : pour les renseignements dont nous sommes responsables, nous y répondons comme l’exige la loi, et nous conservons la trace d’un désabonnement afin qu’il continue d’être respecté; pour les renseignements qu’une organisation a saisis, la demande est traitée tel que décrit à la section « Combien de temps nous les conservons ». Pour exercer un droit, communiquez avec nous aux coordonnées ci-dessous. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) ou de l’Office of the Information and Privacy Commissioner de l’Alberta (OIPC).

Si vos renseignements personnels ont été saisis par votre employeur, c’est votre employeur qui en est responsable. Adressez vos demandes d’accès, de correction et de suppression à votre employeur. Si vous communiquez plutôt avec nous, nous transmettrons votre demande à votre employeur et vous informerons que nous l’avons fait. Si votre employeur n’utilise plus wearpoint, est injoignable ou ne répond pas dans un délai de 30 jours, communiquez avec nous et nous vous répondrons directement. Les demandes portant sur les renseignements dont nous sommes responsables (désabonnements des messages texte et des courriels, demandes de renseignements du site, et nos journaux techniques et de sécurité) nous sont adressées.

Droits supplémentaires selon la région

Selon votre lieu de résidence, des droits supplémentaires peuvent s’ajouter au socle canadien décrit ci-dessus. Ils ne s’appliquent que lorsque leurs conditions sont remplies :

• Québec (Loi 25). Si vos données transitent par wearpoint et que vous êtes situé au Québec, la loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé vous accorde des protections supplémentaires.
• Californie (CCPA/CPRA). Lorsque la CCPA s’applique, les résidents de la Californie ont le droit de connaître, de consulter et de corriger leurs renseignements personnels, d’en demander la suppression et de ne pas subir de discrimination pour avoir exercé ces droits. Pour les renseignements que nous traitons pour une organisation, nous agissons comme son prestataire de services (« service provider ») : adressez votre demande à cette organisation. Pour les renseignements dont nous sommes responsables, nous les supprimons sur demande, à moins qu’une exception prévue par la CCPA ne s’applique, comme une obligation légale de les conserver. Dans ce cas, nous vous indiquons quelle exception s’applique et ne conservons que ce qu’elle vise. Nous ne vendons ni ne communiquons de renseignements personnels au sens que la CCPA donne à ces termes.

Nous ne prétendons pas être conformes au RGPD de l’UE ou du Royaume-Uni; wearpoint n’est pas offert pour le moment aux clients ayant des travailleurs dans ces régions.

Enfants

wearpoint est un outil de travail et ne s’adresse pas aux enfants. Une organisation peut ajouter des travailleurs de moins de 18 ans lorsque la loi leur permet de travailler. L’organisation est responsable de ces renseignements et de tout consentement exigé par la loi, y compris le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur pour un mineur de moins de 14 ans au Québec. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d’enfants de moins de 16 ans. Si nous apprenons que nous l’avons fait, par exemple au moyen d’une demande de renseignements sur le site, nous les supprimons.

Où vos données sont stockées

Les renseignements personnels sont stockés et traités au Canada et aux États-Unis. La base de données de l’application, la connexion et la limitation du débit sont hébergées au Canada (Supabase et Upstash), et l’application, l’API et les tâches planifiées s’exécutent au Canada (Vercel). Les fournisseurs auxquels nous faisons appel pour les courriels (Resend), les messages texte (Twilio), les paiements (Stripe), les suggestions et estimations par IA (Anthropic) et la surveillance des erreurs (Sentry) traitent aux États-Unis les renseignements qu’ils reçoivent, et le site Web s’y exécute (Vercel). Chaque requête passe par le réseau mondial de Vercel. Le tableau de la section « Avec qui nous partageons les données » indique ce que traite chaque fournisseur et pourquoi nous y faisons appel. Lorsque des renseignements sont traités à l’extérieur de votre province ou de votre pays, ils peuvent être assujettis aux lois de ce territoire, et les tribunaux et les autorités de ce territoire peuvent y avoir légalement accès. Nous faisons appel à des fournisseurs réputés, liés par des protections contractuelles.

Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Le cas échéant, nous demanderons aux propriétaires de compte d’accepter la nouvelle version dans l’application, et chaque mise à jour modifie la version et la date de « Dernière mise à jour » ci-dessus.

Nous consignons la version des conditions d’utilisation et de la présente politique qu’un propriétaire de compte a acceptée, dans quelle langue et à quel moment. Les membres de l’équipe voient, à leur première connexion, un avis d’un seul écran qui indique qui détient leurs renseignements et où adresser leurs demandes à ce sujet.

Nous joindre

Les questions ou demandes concernant vos renseignements personnels peuvent être envoyées à notre responsable de la protection des renseignements personnels :

RealEasy Technologies Inc.
Alberta, Canada
support@wearpoint.io